Quy trình làm chứng từ hàng xuất khẩu. Chứng từ xuất nhập khẩu là một thành phần quan trọng của các hoạt động xuất nhập khẩu liên quan đến Logistics và rất quan trọng đối với tất cả các giao dịch liên quan. Vì vậy, muốn làm tốt các công việc trên chúng ta phải nắm rõ và hiểu Quy trình làm chứng từ xuất khẩu như thế nào?
Quy trình làm bộ chứng từ xuất nhập khẩu trải qua các bước chính như sau:
Bước 1 : Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa
- Trước khi làm thủ tục hải quan để xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa, bạn cần chuẩn bị trước các loại chứng từ xuất nhập khẩu bằng cách in các mẫu đơn, điền đầy đủ thông tin
Xem thêm : Các loại chứng từ Xuất Nhập Khẩu
Có một điều lưu ý là khi điền thông tin, bạn nên kiểm tra kỹ, chỉnh sửa những chỗ chưa hợp lý về hình thức, lỗi đánh máy, font chữ,… để văn bản thực thi và có giá trị với pháp luật.
- Có một cách làm thuận tiện hơn rất nhiều khi bạn không cần phải in ra và gửi chuyển phát gây phát sinh chi phí không cần thiết, đó là gửi các chứng từ, thông tin cần thiết đến nơi nhận bằng hình thức trực tuyến. Để có thể gửi trực tuyến, đơn vị của bạn cần phải đăng ký và mua chữ ký số.
- Tuy nhiên, việc mua chữ ký số đôi khi khá rườm rà và gây mất nhiều thời gian, do đó, nếu không muốn gặp rắc rối về loại chữ ký này, bạn có thể sử dụng dịch vụ thủ tục hải quan hoặc xuất nhập khẩu trọn gói của các công ty dịch vụ Logistics. Các dịch vụ này thường sẽ đăng ký miễn phí và nhanh chóng cho bạn.
Bước 2 : Cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS
- Hệ thống VNACCS là hệ thống thông quan hàng hóa tự động của Việt Nam (Tên tiếng Anh là Viet Nam Automated Cargo Clearance System). Hệ thống VNACCS sử dụng cho mục đích thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu.
Nếu doanh nghiệp chưa cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS thì cần cài đặt phần mềm để thuận tiện cho công tác khai và truyền tờ khai. - Bạn có thể cài đặt phần mềm khai báo hải quan của các công ty công nghệ nổi tiếng tại Việt Nam như Công ty TNHH Hệ thống thông tin FPS FPT, Công ty TNHH phát triển Công nghệ Thái Sơn, Công ty Cổ phần TS24,…
Bước 3 : Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
- Nếu hàng hóa xuất khẩu nằm trong danh sách hàng xuất khẩu phải kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp cần phải bổ sung hồ sơ và khai báo với cơ quan kiểm tra theo đúng quy định. Và trong trường hợp ngược lại, doanh nghiệp có thể bỏ qua bước này.
Bước 4 : Khai và truyền tờ khai
- Sau khi đã đăng ký và tải phần mềm khai báo hải quan xuống, bạn sử dụng phần mềm khai hải quan đã cài đặt, xem hướng dẫn cách lên tờ khai của Công ty cung cấp phần mềm để thực hiện. nhập các thông tin và số liệu của lô hàng để tiến hành khai và truyền tờ khai hải quan
Bước 5 : Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan
- Trước khi đến hải quan, bạn cần lưu ý xem tờ khai luồng xanh, tờ khai luồng vàng hay tờ khai luồng đỏ, để thực hiện đúng thủ tục hải quan theo quy định.
- Tờ khai luồng xanh là loại tờ khai hệ thống đã thông quan, cần nộp thuế và đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục.
- Tờ khai luồng vàng là tờ khai hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy.
- Tờ khai luồng đỏ là tờ khai hải quan kiểm tra bộ hồ sơ giấy, sau đó kiểm tra hàng hóa thực tế.
Bước 6 : Làm thủ tục tại Chi cục Hải quan
- Bước tiếp theo trong quy trình xuất khẩu hàng hóa là mở và thông quan tờ khai. Quá trình mở tờ khai hải quan cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Giấy giới thiệu
- Tờ khai phân luồng
- Invoice
- Packing list
- Bill of lading
- Các chứng từ cần thiết khác nếu được yêu cầu (C/O, hóa đơn cước, giấy phép xuất khẩu,…).
Sau khi xuất trình bộ hồ sơ cho cơ quan hải quan, nếu thấy các chứng từ đã hợp lệ, Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống và xem như lô hàng đã hoàn thành thủ tục Hải Quan và được hãng vận chuyển xếp lên phương tiện vận chuyển.
Tóm lại quy trình làm chứng từ hàng xuất khẩu hàng hóa là một khâu rất quan trọng trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh xuất khẩu của Doanh Nghiệp. Nếu nắm vững và làm tốt quy trình này sẽ giúp cho Doanh Nghiệp tiết kiệm được thời gian và giảm chi phí phát Logistics và lô hàng được xuất đi đúng thời hạn theo hợp đồng xuất khẩu.
